E-mails på IOOS

Health Kommunikation har i samarbejde med sekretariatet på IOOS udarbejdet ti tommelfingerregler i forhold til at skrive bedre mails og fem retningslinjer for mailkulturen på IOOS.

Se dem herunder:

 

Den gode e-mail - Ti tommelfingerregler

  • Vælg et sigende og dækkende emnefelt.
  • Vær handlingsanvisende – hvorfor skriver du, og hvad vil du gerne have modtageren til at gøre?
  • Skriv kort, klart og letforståeligt.
  • Start med det vigtigste.
  • Skab overblik og overskuelighed med punktopstilling og overskrifter.
  • Fremhæv dele af teksten (pointer, deadlines, datoer) ved hjælp af fed eller understregning.
  • Brug ikke STORE BOGSTAVER OG UDRÅBSTEGN!!!
  • Overvej antallet af modtagere og begræns brugen af cc og bcc.
  • Videresend med omtanke og kun den relevante del af korrespondancen.
  • Undgå som oftest ’svar alle’-funktionen, med mindre svaret rent faktisk har relevans for alle.

Retningslinjer for brug af e-mail

  • Outlook og @dent.au.dk-mailen skal bruges i arbejdsøjemed på IOOS herunder også kalenderfunktionen.
  • Alle mails indeholder autosignatur med kontaktoplysninger jf. AU-standard.
  • Autosvar bruges ved fravær med oplysninger om tidspunkt for tilbagevenden og ved længere tids fravær angives også stedfortrædende kontaktperson.
  • Tone og sprogbrug er venlig og respektfuld.
  • Mails skrives, læses og besvares som udgangspunkt inden for normal arbejdstid.