Workzone på IOOS
Kom godt i gang med Workzone
På Aarhus Universitet bruger vi journaliseringssystemet Workzone til de sager, der skal journaliseres. Her finder du hjælp og vejledning til at komme i gang med Workzone – og til at komme videre.
Har du ikke allerede adgang til Workzone, skal du først oprettes som bruger. Det gør du ved at kontakte Enette Berndt Knudsen, som giver dig adgang til systemet.
Du kan finde endnu mere information på Aarhus Universitets centrale side om Workzone
Journaliseringspraksis: sådan gør vi
- På IOOS er det sekretærerne, der opretter sager i Workzone.
- Vi sender dig et link til sagen, når vi har oprettet den.
- Herefter er du selv ansvarlig for, at mailkorrespondance og andet journaliseres rettidigt og kronologisk på sagen.
- Det er også dit ansvar at bede sekretæren afslutte sagen i Workzone, når projektet/sagen slut.
- Ønsker du at blive oprettet som bruger i Workzone, så kontakt vores superbrugere.
- Inden du begynder at bruge Workzone, bør du have deltaget i en grundlæggende træning, da IOOS har lokale retningslinjer, som er vigtige at kende.
Du kan finde endnu mere information på Aarhus Universitets centrale side om Workzone
Workzone i praksis for administrative medarbejdere
Før du starter
- Hvad skal journaliseres? Spørg dig selv...| Tjek sagsliste
- Kend grundreglerne for journalisering på IOOS
- Kend reglerne omkring klassifikation af data
- Adgangsrettigheder (indblik/læseadgang) - Instruktion
- Findes sagen allerede? - Søgning: Video | Instruktion
- Tilføj eksterne parter | Tilføj parter IKK's vejlending
- Se gennemgang i arbejdet med sager og håndtering af dokumenter
Håndter en sag
- Journaliser fra Outlook (indgående mail) - Video | Instruktion
- Journaliser fra Outlook (udgående mail) - Instruktion
- Journaliser fra Word, Excel, PowerPoint - Video | Instruktion
- Journaliser via stifinder/flere dokumenter ad gangen - Video | Instruktion
- Opret notat - Instruktion
- Lav en sagshenvisning - Instruktion
- Opret og importer dokumenter via Word og Templafy - Video | Instruktion
- Del/send sag som link eller dokument - Video | Instruktion
- Arkiver et dokument - Instruktion
- Følg gerne alle trin i en sagsoprettelse på IOOS- se vejledning længere nede i denne kolonne 'Retningslinjer/Feltudfyldning ved sagsoprettelse'
Afslut en sag
- Arkiver et dokument - Instruktion
- Luk (og genåbn) en sag - Video | Instruktion
Retningslinjer
Der er følgende krav til felter, der skal udfyldes ved sagsoprettelse:
- Sag - vælg Emnesag
- Titel - alle sager skal starte med 'IOOS'
- Sagsgruppe - se sagsoversigt for hjælp
- Standard dokumentklassifikation - se AU's vejledning
- Planlagt afslutningsdato - kendes den ikke, brug sidste dag i et år
- Parter - ved eksterne projekter skal parter tilføjes - se Arts vejledning
Følgende øvrige felter bør man være opmærksom på ved sagsoprettelse:
- Sagsbehandler - bør være den ansvarlige for sagen eller opgaven
- Ansvarlig enhed - er oftest den enhed, som sagsbehandleren tilhører
- Sagstekst - detaljer om sagen kan være en stor hjælp ved fremtidige søgninger
- Læseadgang - adgang til sagen kan begrænses ved valg af særlige enheder, indblik eller personer
- Projektnummer - ved eksterne projektbevillinger tilføjes dette
Roller og ansvar
Alle AUs ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AUs interne virke såvel som eksterne samarbejder.
Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.
Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.
Særligt for videnskabelige medarbejdere
Oprettelse af sag
På IOOS hjælper sekretærerne dig med at oprette en sag. For at sikre, at alle oplysninger er med fra starten, bedes du udfylde denne formular:
Vi sender dig et link til sagen, når vi har oprettet den. Det er dog væsentligt at understrege, at du herefter selv er ansvarlig for, at mailkorrespondance og andet journaliseres rettidigt og kronologisk på sagen. Det er også dit ansvar at bede sekretæren afslutte sagen i WorkZone, når projektet/sagen slut.
Forskningssag
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående forskningsansøgning eller -projekt:
Kontakt din superbruger
Har du spørgsmål eller brug for support, så kan instituttets superbruger hjælpe.
Journaliseringens ABC
Hvorfor
Som universitet har vi journaliseringspligt, og vi skal derfor gemme udvalgte dokumenter og korrespondancer for at sikre, at:
- universitet lever op til de lovkrav, der står i Offentlighedslovens § 15.
- forretningskritisk dokumentation bliver bevaret og kan findes frem, når der er behov.
- vi hurtigt og effektivt kan imødekomme aktindsigter.
- vi understøtter effektive og sammenhængende administrative processer.
Dokumenter og korrespondancer skal gemmes i et såkaldt ESDH-system, der er designet til at kunne gemme og sikre dokumentationen forsvarligt.
Universitetsledelsen har besluttet, at vi bruger Workzone til de sager, hvor der er journaliseringspligt.
Hvad
Som udgangspunkt skal alle ’sager’ med eksterne parter – det vil sige parter uden for Aarhus Universitet – journaliseres. Det kan fx være samarbejde med myndigheder, fonde, virksomheder, hospitaler, medier eller andre universiteter.
Når man journaliserer ’en sag’, er det både selve kernen i samarbejdet fx aftaledokumenter, ansøgninger og kontrakter, der skal gemmes, og det er alle forhold og korrespondancer omkring sagen uanset format, der skal journaliseres. Det kan fx være e-mails, office-filer, sms-beskeder, telefonnotater og mødereferater.
Hvem
Det er hver enkelt medarbejders ansvar at sørge for, at de relevante dokumenter og korrespondancer bliver journaliseret i Workzone.
I hovedtræk kan man sige, at lederne det overordnede journaliseringsansvar, mens medarbejderne har det daglige ansvar.
Medarbejdere
Alle medarbejdere, der arbejder med journaliseringspligtige sager, har ansvar for at:
- alt sagsrelevant materiale, der modtages, sendes eller oprettes bliver sagsbehandlet og journaliseret i Workzone i overensstemmelse med den gældende journaliseringspraksis.
- aftale hvem der journaliserer, hvis flere medarbejdere arbejder sammen om en opgave. Det gælder også, hvis opgaven består af flere delopgaver, der fordelt på forskellige niveauer i organisationen.
Ledere
Lederne på hvert institut, sektion, afdeling eller enhed har ansvar for at:
- der bliver udarbejdet en journaliseringspraksis for enheden med udgangspunkt i de overordnede rammer og retningslinjer, og at det sker i overensstemmelse med lovkravene.
- medarbejderne bliver instrueret i journaliseringspraksissen, og at de relevante dokumenter bliver journaliseret.
- sikre kvalitet, integritet og fortrolighed af de data, der bliver gemt i Workzone i deres område.
Du kan finde endnu mere information på Aarhus Universitets centrale side om Workzone
Hvordan
Har du ikke allerede adgang til Workzone, skal du først oprettes som bruger. Det gør du ved at kontakte Enette Berndt Knudsen, som giver dig adgang til systemet.
Har du Workzone-knappen i Outlook, som gør det nemt at journalisere indgående og udgående mails? Hvis ikke, skal du installere et plugin. Se her, hvordan du gør.
Vejledninger
Her finder du vejledninger til nogle af de mest efterspurgte funktioner i Workzone: